Økonomihåndbok

Innledning 

Elverum Fotball mener at god økonomistyring er viktig for å kunne gi gode og forutsigbare rammevilkår for den sportslige aktiviteten og utviklingen av klubben. Vi skal være aktive for å prøve å finne nye muligheter på inntektssiden for å kunne videreføre alt det gode arbeidet som gjøres i klubben og utvikle kvaliteten på klubbens aktiviteter ytterligere.  
 

Økonomiske prinsipp 

Den overordnede økonomistrategi er at drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom inntektsbringende tiltak og egenandeler. 
 

Budsjett 

Klubben skal hvert år utarbeide budsjett for kommende år. Det budsjetteres på kontonivå, dvs. på et mest mulig detaljert nivå og tilsvarende som i regnskapet (slik at avvik lett kan følges opp). Budsjettet bør alltid baseres på forsiktighetsprinsippet. Det vil si at man skal budsjettere nøkternt og realistisk på inntektssiden og utgiftssiden. Erfaringsmessig klarer man ikke å treffe 100% i budsjettet, så det bør legges inn en resultatmargin på minst 5%. I tillegg må man ta høyde for å kunne dekke utgifter som ikke fremkommer i driftsbudsjettet.  

Budsjettprosessen starter i fjerde kvartal med at styret vedtar rammer for budsjettet. 

Deretter vil daglig leder, i samarbeid med avdelingene, utarbeide et budsjettforslag som styrebehandles på slutten av året for det kommende år. Styre vedtar utkastet til budsjett og fremmer det til årsmøtet med anbefaling om endelig godkjenning.  
 

Regnskap 

Elverum Fotball er regnskaps- og revisjonspliktige. Regnskapet følger i utgangspunktet kontantprinsippet, dvs. at inntekter og kostnader bokføres i den regnskapsperiode (år) der posten har oppstått, men ved større beløp kan det likevel foretas avsetning/periodisering slik at bokføring skjer på «rett år». 

Regnskapet føres, og det skal rapporteres, på avdelingsnivå og kontonivå som sammenfaller med det samme nivået det budsjetters på  

Elverum Fotball har engasjert autorisert regnskapsfører som fører regnskapet for klubben. Klubben får regnskapsrapporter kvartalsvis eller etter forespørsel fra styreleder. Regnskapsåret følger kalenderåret. 
 

Økonomistyring og kontanthåndtering 

Gode interne rutiner for økonomistyring og etablerte kontrollrutiner er viktige for en sunn økonomi i Elverum Fotball. Styret har det overordnede ansvaret for økonomien og daglig leder er utøvende i å ivareta økonomistyringen i samarbeid med regnskapsfører. De skal sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysningene. 

Daglig leder skal rapportere økonomistatus til styret. Det gjennomføres ved periodiske rapporteringer i styremøter. Rapporteringen skal presentere status på økonomi mot budsjett, og eventuelle behov for justeringer av prognosene (årsbudsjettet).  Ved eventuelle justeringer av prognosene skal styret, i samarbeid med daglig leder, vurdere om det er behov for å iverksette spesielle tiltak. Det skal også rapporteres på status på likviditet. Rapporteringen forberedes i samarbeid mellom daglig leder, regnskapsfører og økonomiansvarlig i styret. 

Kontantinntekter fra kiosksalg, loddsalg mv. skal alltid telles opp av to personer, og oppgjørsskjema fylles ut og signeres av to personer før pengene settes inn på konto (innleveres til banken). 
 

Bruk av bankkonto 

Iht. NIFs lov § 2-11(7) skal bankkonti disponeres av to personer i fellesskap, f.eks styreleder og økonomiansvarlig.  

Elverum Fotball sine bankkontor skal disponeres av minst to, eller tre personer som har innsyn og kontroll på kontoene til klubben. Kontoene disponeres av daglig leder, regnskapsfører og styreleder. 
Ved utbetalinger skal regnskapsbilaget alltid signeres av mottaker. 

Lagskasse 

Lagskasse for håndtering av kontanter kan være praktisk i enkelte tilfeller. Det er ikke lov med private bankkonti til lagskasse, men det kan brukes håndkasse eller klubbens bankkonti. 
All økonomi skal bokføres i klubbens regnskap. Å bruke prosjektregnskap er en hensiktsmessig løsning og vil bli brukt i forbindelse med styring pengeflyten til de ulike lagene. 

Det anbefales minst mulig kontanthåndtering og at bilag sendes økonomiansvarlig raskt. 
 

Regningsbetaling 

Klubben sine inngående fakturaer skal attesteres av daglig leder som betaler regningene, eller sender de til regnskapsfører for remittering. Dvs. at alle regninger skal attesteres før betaling. Ved refusjoner av kontantutlegg skal bokføringsbilag for refusjon av utlegg benyttes. Bokføringsbilagene skal også signeres av daglig leder før betaling. 
 

Bilgodtgjørelse/reiseregning 

Trenere, lagledere, styremedlemmer eller andre som har avtale om å få dekket utgifter til kjøring i forbindelse med oppgaver utført for klubben, plikter å levere godkjente bilgodtgjørelsesskjema før godtgjørelsen utbetales. Klubbens standard skjema for kjøregodtgjørelse eller standard reiseregning skal benyttes. Skjemaene skal attesteres og det godtgjøres kun innenfor de rammer som er bevilget til det enkelte formål.  
 

Økonomisk 

NIFs basislovnorm sier følgende: «For avdelinger og gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten styrets godkjennelse. Dette innebærer blant annet at det bare er lagets styre (hovedstyre der laget har grupper/ avdelinger med egne styrer) som kan foreta ansettelser og inngå sponsorkontrakter».  
Hovedstyret delegerer fullmakt til daglig leder gjennom budsjettet, eller gjennom enkeltsaker som styrebehandles. Daglig leder kan delegere videre til avdelingene i enkelte tilfeller. 
 

Innkreving 

Innkreving skal alltid gjøres til Elverum Fotballs bankkonti, fortrinnsvis hovedkontoen. (Unntak dersom daglig leder har gitt beskjed om annen konto til spesielle formål.)  

Det skal aldri brukes private bankkonti tilhørende styremedlemmer, lagledere mv.